Privacybeleid

Prospexi is een handelsnaam van Howie Design & Development (eenmanszaak), BTW BE1001424040, Faliestraat 107, 9620 Zottegem, België. Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom. Wij hebben geen aangestelde functionaris voor gegevensbescherming (DPO); u kunt ons bereiken via hello@prospexi.io voor alle vragen over privacy en gegevensbescherming.

1. Welke gegevens verwerken wij?

1.1 Accountgegevens

Bij registratie: e-mailadres, naam of weergavenaam, versleuteld wachtwoord (via Supabase Auth), organisatienaam en uw rol binnen de organisatie.

1.2 Betalingsgegevens

Betalingen worden volledig verwerkt door Stripe. Prospexi slaat geen betaalkaartgegevens op. Wij bewaren enkel uw abonnementsstatus, abonnementsformule en Stripe-klant-ID.

1.3 Technische gebruiksgegevens

Technische logs (IP-adres, browsertype, sessietijdstippen) uitsluitend voor beveiliging en fraudepreventie.

1.4 Onboardinggegevens

Bij het aanmaken van uw dashboard vult u een intakeformulier in met informatie over uw ideale klantprofiel (ICP). Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om uw dashboard te configureren.

1.5 Prospectgegevens (B2B-bedrijfsdata)

Prospexi verwerkt namens u zakelijke contactgegevens van Belgische ondernemingen, waaronder bedrijfsnamen, adressen, telefoonnummers, professionele e-mailadressen van bedrijfsvertegenwoordigers, KBO/CBE-registratiegegevens, websitegegevens en publiek beschikbare sociale mediagegevens. Deze gegevens zijn afkomstig van publiek beschikbare bronnen: de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO/CBE), de Nationale Bank van België (NBB), Google Places en openbare websites en sociale mediapagina's van bedrijven.

1.6 Verplicht te verstrekken gegevens (art. 13(2)(e) AVG)

Het verstrekken van uw e-mailadres is een contractuele vereiste voor het aanmaken van een Prospexi-account. Zonder dit gegeven kunt u zich niet registreren of gebruik maken van de dienst. Overige accountgegevens (naam, organisatienaam) zijn facultatief maar verbeteren de kwaliteit van de dienstverlening.

2. Profilering en geautomatiseerde verwerking

Prospexi maakt gebruik van geautomatiseerde algoritmen om prospectiescores toe te kennen aan Belgische ondernemingen op basis van publiek beschikbare bedrijfskenmerken (sector, grootte, digitale aanwezigheid, groeisignalen e.d.). Dit vormt "profilering" in de zin van artikel 4(4) AVG.

Deze profilering heeft geen rechtsgevolgen voor individuen en is uitsluitend gericht op zakelijke entiteiten (ondernemingen als geheel). Er worden geen geautomatiseerde beslissingen genomen die rechtsgevolgen hebben voor individuele personen in de zin van artikel 22 AVG. De gegenereerde scores zijn hulpmiddelen voor de gebruiker en vereisen steeds menselijke beoordeling.

Indien u van mening bent dat de profilering van een onderneming waarmee u bent verbonden onjuist of onrechtmatig is, kunt u bezwaar maken via hello@prospexi.io.

3. Rechtsgrond voor verwerking

Voor elke verwerking op basis van gerechtvaardigd belang heeft Prospexi een afweging uitgevoerd (LIA – Legitimate Interest Assessment). Dit document is beschikbaar op verzoek via hello@prospexi.io. B2B-prospectie op basis van publiek beschikbare zakelijke contactgegevens wordt erkend als gerechtvaardigd belang conform AVG overweging 47 en de richtsnoeren van de GBA.

4. Informatie voor personen wier gegevens indirect zijn verkregen (art. 14 AVG)

Een deel van de persoonsgegevens in het Prospexi-platform - met name contactgegevens van bedrijfsvertegenwoordigers - wordt niet rechtstreeks bij de betrokkenen verzameld, maar afgeleid uit publiek beschikbare bronnen (KBO/CBE, NBB, Google Places, bedrijfswebsites, sociale media).

Conform artikel 14(5)(b) AVG ziet Prospexi af van directe kennisgeving aan elke individuele betrokkene, omdat dit een onevenredige inspanning zou vergen gezien het grootschalig en publiek karakter van de gegevensbronnen. In de plaats daarvan stellen wij deze informatie algemeen beschikbaar via dit privacybeleid.

Betrokkenen wier gegevens indirect zijn verwerkt, hebben recht op:

• Inzage in hun gegevens (art. 15 AVG)
• Rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 AVG)
• Verwijdering uit het platform (art. 17 AVG)
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG)

Verzoeken tot uitoefening van deze rechten kunnen worden ingediend via hello@prospexi.io. Wij verwijderen of corrigeren gegevens binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van een geldig verzoek.

5. Ontvangers en subverwerkers

Wij delen uw gegevens uitsluitend met de volgende subverwerkers die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening:

SCC = EU-standaardcontractbepalingen | DPF = EU-VS Data Privacy Framework. AI-interacties via de Anthropic API worden niet gebruikt voor modeltraining conform Anthropic's API-gebruiksbeleid.

6. Internationale doorgifte

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER vindt uitsluitend plaats op basis van EU-standaardcontractbepalingen (SCC's, Besluit 2021/914) en/of het EU-VS Data Privacy Framework. Alle subverwerkers buiten de EER bieden afdoende garanties overeenkomstig hoofdstuk V AVG.

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: gedurende de actieve looptijd van uw account + 12 maanden na verwijdering.
• Financiële en facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht, BTW-wetboek en WVV).
• Instemmingsrecords (aanvaardingsbewijzen bij aanmelding): duur van het account + 5 jaar na verwijdering.
• Beveiligingslogs: 90 dagen.
• Prospectdatabase van Prospexi (publiek beschikbare bedrijfsdata): niet verwijderd bij opzegging. Prospexi is verwerkingsverantwoordelijke voor dit deel van de database en beheert het onafhankelijk van individuele abonnementen. Gegevens over specifieke bedrijfsvertegenwoordigers worden verwijderd op geldig verzoek van de betrokkene.
• Door u gecreëerde gegevens (dashboards, notities, tags, instellingen): bewaard gedurende de respijtperiode van 30 dagen + 60 dagen hibernatie na opzegging; permanent verwijderd op dag 90 na opzegging.
• AI-interacties: niet bewaard na de sessie; verwerkt via API en niet opgeslagen door Prospexi.

8. Cookies

Prospexi plaatst uitsluitend functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor authenticatie en sessiebeheer (Supabase Auth). Er worden geen marketing-, analytics- of trackingcookies geplaatst. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist conform artikel 129 §1 van de Wet betreffende elektronische communicatie.

9. Uw rechten als betrokkene

• Recht op inzage (art. 15 AVG)
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
• Recht op verwijdering – 'recht om vergeten te worden' (art. 17 AVG)
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)
• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG)
• Recht om niet onderworpen te worden aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen (art. 22 AVG) - niet van toepassing bij Prospexi, maar vermeldenswaardig

Stuur uw verzoek naar hello@prospexi.io met vermelding van uw naam en e-mailadres. Wij reageren binnen 30 kalenderdagen. Indien wij persoonsgegevens op uw verzoek rectificeren of verwijderen, stellen wij de betrokken subverwerkers die deze gegevens hebben ontvangen hiervan in kennis, voor zover vereist door artikel 19 AVG.

10. Klachten

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) · Drukpersstraat 35, 1000 Brussel · contact@apd-gba.be · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid te allen tijde aanpassen. Bij materiële wijzigingen informeren wij u ten minste 30 dagen voor de inwerkingtreding per e-mail. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina.